Settu pappír á sinn stað

Almenna reglan fyrir pappíra er að henda öllu. Viðskiptavinir mínir líta alltaf út fyrir að vera undrandi þegar ég segi þetta. Auðvitað á ég ekki við að við ættum að útrýma pappírum algjörlega. Ég er bara að reyna að komast að því hversu mikla einbeitni við þurfum til að velja aðeins þá sem eru algjörlega nauðsynlegir og henda restinni. Pappírsblöð virðast svo mjó; við höldum oft á þeim án þess að hugsa í alvöru. Því fleiri blöð sem við söfnum, því lengri tíma tekur að finna tiltekin skjöl og því erfiðara er að koma þeim í röð.

hvernig á að þrífa loftræstibúnaðinn

Byrjaðu á því að safna öllum blöðunum þínum saman á einum stað og skoða hvern og einn. Jafnvel pappíra sem eru í umslögum ætti að taka út og skoða síðu fyrir síðu ef auglýsingabæklingum eða öðru óæskilegu efni blandist inn í þá.

Það getur verið gagnlegt að raða blöðum í flokka á meðan þú ert að renna í gegnum innihaldið. Þetta gerir skráningu þeirra þegar þú ert búinn fljótari og auðveldari. Hægt er að skipta pappírum í stórum dráttum í þrjá flokka: í bið, vista vegna þess að þú þarft og vista vegna þess að þú vilt.

Tengd: Hvernig á að útrýma pappírsrusli á aðeins 5 mínútum á dag

Í biðflokknum eru pappírar sem þarfnast einhvers konar aðgerða, svo sem útistandandi víxla. Ég mæli með að geyma þær allar í einum uppréttum skjalakassa þar til þú hefur tekist á við þau. Þannig ruglast þeir ekki í blöðum í öðrum flokkum.

Næst skulum við skoða pappíra sem við þurfum að vista. Raðaðu þeim eftir flokkum og settu þau í skáp eða í möppur á hillu. Ef þú þarft ekki að geyma frumritin geturðu skannað þau og geymt þau rafrænt. Í þessu tilfelli, frekar en að skanna þau þegar þú flokkar, er skilvirkara að setja þau í bunka sem á að skanna síðar og gera skönnunina allt í einu.

Síðasti flokkurinn er blöð sem þú vilt vista af öðrum ástæðum. Þetta gæti falið í sér skjöl sem þú vilt geyma sem tilvísun eða þau sem raunverulega kveikja gleði hjá þér. En vegna þess að rebound er algengt vandamál þegar fólk hangir á hlutum bara vegna þess, hafðu í huga að grunnreglan fyrir pappíra er að henda þeim öllum.

Í kennslustundum mínum þegar viðskiptavinur á í vandræðum með að ákveða hvaða pappíra hann á að geyma og hverjum hann á að henda, þá skýt ég spurningum um hvern og einn — hluti eins og Hvenær þarftu þetta?, Hversu lengi hefur þú átt það?, Hversu oft ferð þú til baka og skoða það?, Geturðu fundið sama efni á netinu?, Hefurðu þegar vistað það á tölvunni þinni?, Hversu mikið vandamál væri það ef þú ættir þetta ekki?, og kveikir það í alvörunni gleði? Ef þú hafnar þeirri forsendu að þú ættir að henda þeim öllum skaltu reyna að ímynda þér að ég hafi bara gengið inn á skrifstofuna þína og tilkynnt að ég ætli að tæta alla pappíra þína. Hvað myndir þú gera? Hverjum myndir þú spæna til að bjarga úr tætaranum?

Hvernig á að geyma pappíra svo þú bakist aldrei

Svo framarlega sem þú fylgir þremur reglum mínum um geymslu, muntu aldrei snúa aftur í pappírsrusl.

Tengd atriði

einn Flokkaðu hvert blað niður á síðasta blað.

Byrjaðu á því að raða erindum þínum í skýra flokka, svo sem kynningar, verkefnatillögur, skýrslur og reikninga. Notaðu hvaða kerfi sem hentar þér best. Nú er kominn tími til að flokka blöðin þín á þann hátt sem gerir líf þitt auðveldara.

tveir Geymið blöðin þín upprétt.

Fyrir hámarks skilvirkni er mikilvægt að geyma pappíra í hangandi skráarkerfi. Settu hvern flokk pappíra í sérstaka möppu og geymdu þau í skjalaskáp eða uppréttri í skjalakassa sem settur er á hillu. Með því að geyma þau á þennan hátt er auðvelt fyrir þig að sjá hversu mörg blöð þú átt. Það lítur líka snyrtilegur og snyrtilegur út.

3 Búðu til kassa sem er í bið.

Haltu aðeins þeim pappírum sem þú þarft að takast á við þann dag. Þegar þú hefur unnið úr óafgreiddum pappírum skaltu farga þeim sem ekki þarf að geyma.

sætt þétt mjólk á móti uppgufðri mjólk

Þegar þú hefur flokkað blöðin þín og ákveðið hvar hver flokkur tilheyrir skaltu skoða vinnurýmið þitt og ákvarða hámarks pláss sem þú hefur tiltækt til að geyma þau. Þegar þú ferð yfir þetta geymslurými byrja blöðin að flæða yfir. Það er merki um að þú þurfir að endurskoða það sem er þar. Með því að skoða reglulega svona geturðu alltaf haft blöðin snyrtileg.

SVEIT: Í nýjustu bók sinni sýnir Marie Kondo hvernig á að finna starf sem kveikir gleði

gjafir fyrir 31 árs karlmann

Fylgdu bókasafninu þínu

Metsölubók sem þú vonaðist til að lesa einhvern daginn, bók um bókhald sem þú keyptir til að bæta kunnáttu þína, bók sem þú fékkst frá viðskiptavinum ... hvers konar bækur ertu með á vinnustaðnum þínum?

Bækur eru fullar af dýrmætri þekkingu sem getur hjálpað okkur að vinna störf okkar. Þegar þau eru geymd við skrifborð okkar eða í bókahillum okkar geta þau veitt okkur innblástur eða öryggistilfinningu. Lestur þeirra getur aukið hvatningu okkar og það eitt að sýna þær getur sett persónulegan blæ á rýmið okkar. Í raun og veru höldum við þó oft bækur í vinnunni af röngum ástæðum.

Einn af viðskiptavinum mínum var með bókaskáp á skrifstofunni sinni fullan af ólesnum bókum. Þegar við töldum þær voru þær rúmlega 50 og meira en helmingur hafði setið á hillunni í tvö ár eða lengur. Ég mun lesa eins marga og ég get í næsta fríi mínu, sagði hún. Þegar við hittumst aftur kom það mér hins vegar ekki á óvart að heyra að hún hefði gefist upp á miðri leið. Flestar bækurnar sem hún hafði náð að lesa voru síðustu innkaup hennar. Að skilja þau eftir ólesin virtist vera svo mikil sóun að ég ákvað að hraðlesa til að komast í gegnum þau, sagði hún. En mér fór að líða eins og ég væri bara að gera þetta af skyldurækni. Það var ekki að færa mér neina gleði. Þetta virtist enn meira sóun, svo ég ákvað að sleppa mörgum af þeim. Á endanum ákvað hún að hafa aðeins 15 vel valda á skrifstofu sinni.

TENGT: Bestu bækur ársins 2020 (svo langt)

Þegar þú ert að laga bækurnar þínar skaltu byrja á því að safna þeim öllum saman á einum stað. Kannski ertu að hugsa um að það væri betra að velja þá bara með því að skoða titlana á meðan þeir eru enn í bókaskápnum þínum, en vinsamlegast slepptu ekki þessu skrefi. Bækur sem hafa legið of lengi á hillunni eru orðnar hluti af landslaginu. Hugur þinn skráir þá ekki, jafnvel þegar þeir eru beint í sjónlínu þinni, og það gerir það erfitt að ákveða hverjir kveikja gleði. Aðeins með því að taka hvern og einn í hendurnar geturðu í raun séð þá sem aðskildar einingar.

bestu leiðirnar til að forðast timburmenn

Ef þér finnst erfitt að dæma hvort tiltekin bók kveikir gleði eða ekki, reyndu þá að spyrja sjálfan þig ákveðinna spurninga. Til dæmis, hvenær keyptirðu það? Hversu oft hefurðu lesið hana? Viltu lesa hana aftur?

Önnur spurning sem þú ættir að spyrja sjálfan þig er hvaða hlutverki þessi bók gegnir í lífi þínu. Bækur sem kveikja gleði eru þær sem hvetja þig og hvetja þig þegar þú lest þær og endurlesar þær, þær sem gleðja þig bara með því að vita að þær eru til, þær sem uppfæra þig um nýjustu upplýsingarnar og þær sem hjálpa þér að vinna verk þitt. betri, eins og handbækur.

Ein síðasta spurningin sem þarf að spyrja er hvort þú myndir samt kaupa þessa bók núna ef þú sæir hana í bókabúð eða hvort hún hafi náð blómaskeiði hvað varðar áhuga þinn á henni. Þó þú hafir borgað fyrir þá þýðir það ekki að þú þurfir að klára að lesa hverja bók.

Tilgangurinn með því að spyrja slíkra spurninga er ekki að neyða sjálfan þig til að hreinsa bækurnar þínar án vitundar. Frekar, það er til að hjálpa þér að kanna samband þitt við hvern og einn sem þú átt. Ef bækur vekja gleði hjá þér, þá er rétta valið að halda eins mörgum og þú vilt með sjálfstrausti.

Aðgerð eftir Joy at Work © 2020 af KonMari Media Inc. og Scott Sonenshein. Notað með leyfi Little, Brown og Company, New York. Allur réttur áskilinn.

Marie Kondo er höfundur metsölu s Lífsbreytandi galdurinn við að snyrta (, amazon.com ; , bookshop.org ) og Gleði í vinnunni (, amazon.com ; , bookshop.org ) , og er stjarnan í Að taka til með Marie Kondo á Netflix. Scott Sonenshein er prófessor við Rice háskólann og metsöluhöfundur Teygja (, amazon.com ; , bookshop.org ) .

• Eftir Marie Kondo og Scott Sonenshein