HVERNIG Á AÐ NOTA SPJALL Í VINNUNNI Á ÁHRIFARÍKAN HÁTT ALVÖRU EINFALT

Notar skrifstofan þín spjallvettvang eins og Slack eða Google Hangouts? Þú gætir eins og er aðeins notað það til að spjalla við vinnufélagann BFF eða fljótt pinga yfirmann þinn til að segja að þú sért of seinn. En ef þú nýtir þér ekki spjallið til að hagræða í vinnusamskiptum og efla árangursríkt samstarf milli teymis þíns og annarra teyma ættirðu að gera það. Hér er rétti leiðin - og rétti tíminn - til að nota spjall í vinnunni.

Spjall eða tölvupóstur?

Þessi tölvupóstur með einni setningu, tveggja orða svar eða fljótur halló virkar vel í skilaboðakerfi eins og Slack. Það er líka tilvalið fyrir áframhaldandi samtöl sem krefjast mikils fram og til baka - þau sem eiga ekki endilega skilið tilnefnd, persónulegur fundur eða símtal , en er betra eftir í spjallskilaboðum til að forða tölvupósthólfum allra. Þó að tölvupóstur sé nauðsynlegur fyrir utanaðkomandi samskipti, gæti skilaboðapallur dregið verulega úr innri tölvupósti.

Vertu skipulagður.

Raunverulegur styrkur skilaboðavettvangs er hæfileiki til að skrá og skipuleggja upplýsingar, segir Anna Pickard, yfirmaður samskipta við Slack. „Ólíkt tölvupósti, sem hægt er að eyða sjálfkrafa með tímanum eða gera hann óvirkan þegar einhver yfirgefur fyrirtækið, eru skrárnar og upplýsingarnar sem deilt er í Slack alltaf tiltækar,“ segir hún, „sem veitir nýjum starfsmönnum forskot á þekkingu hópsins.“ Skipulag er í fyrirrúmi. Búðu til rásir eftir efni eða verkefni og bjóððu viðkomandi fólki í samtalið. Þarftu að spjalla saman? Notaðu beina skilaboðaaðgerðina svo umræður á rásum haldi áherslu á efnið.

Vertu stuttur.

Pickard ráðleggur að geyma skilaboð með því að nota kúlupunkta og jafnvel emoji. Ef eitthvað þarf að ræða eða útskýra frekar skaltu stofna sérstakan þráð; í Slack, smelltu bara á spjallbóluna undir svari. Hugsaðu um þennan þráð eins og hliðarstiku: Hann er sértækur og gerir þér kleift að fjölyrða um efni án þess að drulla yfir stærra samtalið.