12 snjallir venjur til að hjálpa þér að stjórna pósthólfinu þínu til frambúðar

Við treystum öll á tölvupóst til að fá tafarlaus bréfaskipti - og fullvissu um að Amazon pakkinn okkar sé í raun á leiðinni. En það er óhætt að segja, þrátt fyrir öll lofsvert fríðindi, getur pósthólfið þitt fljótt breyst í braut tilveru þinnar ef ekki er hakað við það. Og sjónin á ringulreiðu innhólfinu er strax streituvaldur nokkurn veginn allir.

Reglulega athugun á tölvupósti er daglegt verkefni sem ómögulegt er að forðast og sama hversu dugleg þú ert að berja á „svara öllum“, það er auðveldara sagt en gert að stjórna pósthólfinu. Og ef þú ert minna dugleg - eins og í, þá ertu líklegri til að láta tölvupóstur hrannast upp án heimilisfangs —Að skortur á skipulagi pósthólfs (og kvíðinn við að vera í tölvupóstskuldum) er líklegur haft áhrif á framleiðni þína meira en þú gerir þér grein fyrir. Sem betur fer er leið út úr óskipulegu innhólfsholunni. Í viðleitni til að stjórna betur óstýrilátum pósthólfum tappuðum við á framleiðni kostir fyrir tíma-sparnaður (lestu: lífssparandi) tölvupóststjórnun járnsög sem & apos; ll færa okkur svo miklu nær að virðast vandræðalegt Inbox núll.

RELATED : 6 hlutir sem allir árangursríkir tölvupóstar eiga sameiginlegt

Tengd atriði

1 Athugaðu netfangið í aðeins 15 mínútur í einu

Samkvæmt framleiðni sérfræðings og stofnanda Inkwell Press , Tonya Dalton, þú getur hámarkað framleiðni þína með því að skoða tölvupóst í stuttu máli, 15 mínútna springur . „Það kæmi þér á óvart hversu mörg tölvupóstur þú getur lesið og svarað á stuttum tíma þegar þú kannar pósthólfið þitt í lotum,“ segir hún. 'Lykillinn er að stilla tímastilli, svo þú vitir hvenær 15 mínútur eru liðnar og hvenær kominn tími til að fara í aðra vinnu.'

hvernig á að búa til auðvelda sprengju

tvö Skipuleggðu tímablokkir fyrir tölvupóst

Að sama skapi skaltu venja þig á að skipuleggja tímasettar tímatökur (15 mínútur) eingöngu til athugunar með tölvupósti. Lestur tölvupósts á veltandi grundvelli þegar hann rennur í pósthólfið þitt hamlar að lokum framleiðni. Fyrir starfsstéttir þar sem stöðug samskipti eru lykilatriði, að setja áætlun gæti verið ekki raunhæft. En ef þú skoðar starf þitt lengi og erfitt gætirðu fundið að það er framkvæmanlegt að tilgreina lesturstíma tölvupósts, til dæmis á 60 eða 90 mínútna fresti. Settu viðvörun á dagatalið þangað til þú ert í venjulegu starfi. Ef einhver þarf virkilega að ná í þig mun hann senda þér tölvupóst aftur, senda bein skilaboð , eða hringdu. Ef þú flettir tölvupósti í símann þinn, merktu þá sem þú þarft að fylgja eftir sem ólestri svo þú gleymir ekki að svara seinna.

RELATED: Gleymdu tímastjórnun— Athygli Stjórnun er betri leið til framleiðni

3 Notaðu algerlega drögamöppuna

Ekki láta tölvupósthólfið þitt verða verkefnalista, eitthvað sem þú vinnur þig í gegnum frá toppi til botns, “segir Charles Duhigg, blaðamaður og metsöluhöfundur Snjallari, hraðari, betri . Það er versti verkefnalistinn sem mögulegur er, því bókstaflega allir geta bætt við hann.

Búðu til þinn eigin verkefnalista með tölvupósti með því að opna aðeins þá sem þurfa athygli þína. Leitaðu að mikilvægum tölvupósti sem krefst tafarlausra svara (t.d. fyrir forgangsverkefni eða frá yfirmanni þínum). og opnaðu aðeins þessi skilaboð - eða smelltu á svar. Hafðu svargluggann opinn á tölvunni þinni eða láttu drögin í bið í drögmöppunni. Það er verkefnalistinn þinn: þessi stafli af svörum. Notaðu ávísaðan tölvupóststíma til að skrifa ígrundaðar, álitlegar svör, frekar en að reyna að rífa í gegnum meira magn af minna viðeigandi efni. Þannig getur markmið þitt verið að ná tómri drögmöppu, frekar en tómu pósthólfi.

4 Fá tölvupóst í lotum

Ef þú getur ekki annað en athugað í hvert skipti sem þú heyrir smell, er auðveld leið til að stjórna stöðugum netpósti í pósthólfinu þínu (og hemja truflun) með því að nota tæki eins og BatchInbox viðbót fyrir Gmail gæti bjargað þér frá stöðugum truflun. Það hópar saman tölvupóstinn þinn og sendir til þín í bylgjum - en aðeins á nákvæmum tímum sem þú kýst.

5 Afskráðu þig miskunnarlaust

Að eyða óviðkomandi fréttabréfum og sölutilkynningum hvert af öðru gæti gefið af sér blekkingu framleiðni en að rífa í gegnum sama ruslpóstinn viku eftir viku eykur aðeins óhagkvæmni tölvupóstsins. „Samkvæmt lögum þurfa öll fréttabréf að vera með áskriftartengil,“ segir Dalton. Taktu þér tíma til að smella á þennan hlekk til að senda beiðni þína um áskrift. Þetta er 10 sekúndna fjárfesting sem borgar sig í formi hreinna pósthólfs. '

hvernig á að taka salt úr sósu

Dalton bendir einnig á að það sé ekki nauðsynlegt að skrá þig í forrit eða þjónustu fyrir áskrift í tölvupósti til að losa þig við ruslpóstinn. „Mörg af þessum forritum selja netfangið þitt til annarra fyrirtækja til að halda þeim í viðskiptum,“ bætir hún við.

RELATED: Hvernig á að hreinsa símann þinn

6 Kveiktu á Preview Feature

Notaðu forskoðunaraðgerð tölvupóstforritsins þíns, ef það hefur einn (flestir gera það). Þetta leyfir þér að gægjast á fyrstu línunum í skilaboðunum í sérstökum glugga, svo þú þarft ekki að opna það alveg til að lesa það og þú getur eytt rusli samstundis. (Bónus: Þetta dregur einnig úr líkum þínum á að opna skilaboð með vírus sem fylgir.)

7 Snertu tölvupóst aðeins einu sinni (og notaðu fimm d-skjölin)

Dalton leggur til að grípa til aðgerða um leið og þú opnar skilaboð með því að íhuga 5 D: Framkvæma, framselja, eyða, fresta og tilnefna. „Gerðu tölvupóstinn fljótt sem krefst minna en tveggja mínútna aðgerða og framseldu þá sem krefjast aðgerða af hálfu einhvers annars,“ segir hún. Hætta strax við áskrift og eyða skilaboðum sem þurfa enga aðgerð og fresta þeim tilkynningum sem þarfnast meira en tveggja mínútna aðgerða til að ljúka. Að síðustu, skrá tölvupóst sem inniheldur viðeigandi upplýsingar í sérstaka möppu svo þú getir fundið þau auðveldara í framtíðinni.

besta andlitssápan fyrir viðkvæma húð

RELATED: 7 boðorð siðareglna í tölvupósti sem allir ættu að fylgja

8 Möppur eru vinur þinn

Þegar þú notar pósthólfið þitt sem sjálfgefið geymslu verður það fljótt stafræn ruslskúffa, sem gerir það erfitt að finna það sem þú þarft, segir Peggy Duncan , persónulegur framleiðni sérfræðingur í Atlanta. Þú getur raðað skilaboðum handvirkt í möppur, vissulega, en jafnvel betra, þú getur sett upp sjálfvirkar síur sem leiða skilaboð beint í valinn möppu. Til dæmis geta tilkynningar frá Facebook farið beint í samfélagsmiðlamöppu. Öll skilaboð frá markaðsteyminu munu skrá sig beint í skjalið fyrir markaðsátak. (Gmail gerir þetta sjálfkrafa, en þú getur sett upp svipað kerfi með annarri tölvupóstþjónustu, eins og Microsoft Outlook.) Þegar allir tölvupóstar af einni gerð, eins og fréttabréf, eru flokkaðir í eigin möppu, geturðu valið allt og eytt óæskilegum með einn smell. Finndu sjálfvirka flokkunarstillingu fyrir tölvupóst sem hentar þér og verkefnum þínum og haltu síðan við hana.

9 Drög að svöruðu niðursuðu

Ef þú færð mörg skilaboð sem innihalda svipaðar beiðnir ráðleggur Dalton að skrifa út sjálfgefið niðursoðað svar sem þú getur aðlagað og sérsniðið lítillega með hverju svari í tölvupósti. 'Vistaðu sjálfgefið svar sem ein af undirskriftum tölvupóstsins svo þú getir auðveldlega fyllt sjálfan tölvupóstinn sjálfkrafa,' segir hún. Snilld, ekki satt? (Gleymdu bara ekki að breyta eftir viðtakanda og aðstæðum.)

RELATED: Hvernig á raunverulega að fá efni gert meðan þú vinnur að heiman

10 Búðu til aliasreikning til að raða pósti

Margir tölvupóstpallar (meðtalinn Gmail) gera þér kleift að búa til aliasreikninga sem allir færast í eitt innhólf. „Ég setti upp aliasreikninga mína til að færa sig í eina möppu,“ segir Dalton um aðferðina sem hún notar við skipulagningu víxla og annarra mikilvægra fjármálagagna. 'Ég tekst ekki á við neinn af þessum tölvupóstum fyrr en á föstudagsmorgni, þegar ég gef mér tíma til að setjast niður og flokka öll fjármál mín.'

hvernig mælir þú fingurinn fyrir hringastærð

ellefu Bara. Ekki gera það. Svaraðu.

Þar hefur það verið sagt. Þessi ráð eru umfram það að takast á við augljós ruslpóst - og við erum augljóslega ekki að samþykkja að drauga yfirmann þinn. Við erum að tala um þessi skilaboð frá vinnufélaga þínum tvö skrifborð niður. Duhigg heldur því fram að oft spyrji fólk spurninga þegar það getur líklega fundið svörin á eigin spýtur. Og ef ég svara ekki, þá fara þeir að finna þessi svör. Hvernig framkvæmir þú svona hugsun án þess að upplifa dónaskap? Með því að hafa meiri áhyggjur af sjálfum þér og þínum eigin tíma en tíma annarra (ah!). Mantra til að æfa: Það er engin ástæða til að ég eigi að svara fólki einfaldlega vegna þess að það sendir mér tölvupóst.

12 Hugleiddu Inbox-Zero Dream

Þetta er kannski ekki rétta viskuperlan fyrir alla - það er eitthvað mjög ánægjulegt fyrir fullt af fólki um að enda og byrja hvern dag með hreinu pósthólfi. En fyrir þig, kannski er þessi eftirvænting óraunhæf og jafnvel svolítið kæfandi. Að tæma pósthólfið þitt trúarlega gæti heiðarlega verið tímasóun (og kannski í raun um eitthvað annað), segir Duhigg. Að lemja eyða, eyða, eyða getur verið fullnægjandi eða virðist gefandi, en hvers vegna að nenna? Hann varpar fram spurningunni: Ertu að gera það vegna þess að þér líður vel eða vegna þess að það er í raun gagnlegt? Og ef það er ekki gagnlegt þarftu kannski ekki hreint innhólf - og kannski ættirðu að hætta að nota það sem loftvog til að ná árangri.

RELATED: 8 ráðgjafar um stafræna ráðstafanir til að minnka skjátíma