HVERNIG Á AÐ SKRIFA SKILABOÐ Í VINNUNNI ALVÖRU EINFALT

Ef þú hefur einhvern tíma fengið tölvupóst frá samstarfsmanni með of móðgandi leiðbeiningar, ruglaðar beiðnir eða leið of margir óþarfa viðtakendur með, þú veist um mikilvægi skilvirkra tölvupóstsamskipta í vinnunni. Tölvupóstur sendur án skipulags eða hugsunar getur í raun hindrað vinnuflæði, almennt pirrað fólk og valdið misskilningi á annan hátt.

Svo hvernig vinnur þú skýran og árangursríkan tölvupóst sem nær réttu jafnvægi milli nákvæmra og hnitmiðaðra; einn sem smellir á öll réttu efni fyrir alla réttu aðila sem taka þátt? Fyrst þarftu að vita hvenær ætti að senda eitthvað í tölvupósti - öfugt við bein skilaboð, persónulegur fundur , eða símtal . Tölvupóstur er tilvalinn til að senda lengri lista yfir leiðbeiningar, skrá sig í verkefni eða deila skrám. Samskipti í tölvupósti tryggja einnig skriflega skrá yfir mikilvæg samtöl sem þú þarft að vísa til síðar. Hér eru sex hlutir sem allir árangursríkir tölvupóstshöfundar gera áður en þeir smella á „senda“.

1. Hámarkaðu efnislínuna

Fyrstu hlutirnir fyrst, þú vilt aðlaga efnislínuna að skilaboðunum og / eða svari þínu. Ertu að skrifa til einhvers sem sendi þér tölvupóst í síðustu viku? Ekki draga upp gömul, ótengd skilaboð og ýta á „svar“ - það er viðtakandinn þinn sem gleymdi nákvæmlega því sem þeir skrifuðu þér fyrir viku. Hjálpaðu þér við að skipuleggja þau og semja svar með ferskri efnislínu sem endurspeglar annað hvort nýja efnið eða viðbrögð þín við skilaboðum þeirra (segjum, bakgrunnsupplýsingar um nýjasta viðskiptavininn okkar, Jane Doe eða leiðbeiningar í nýja húsið okkar í Cleveland), segir Peggy Duncan, persónulegur framleiðni sérfræðingur í Atlanta. Þú ert ólíklegri til að rugla viðtakandann og auðveldara er að finna skilaboðin þín síðar.

besta leiðin til að þvo hafnaboltahúfu

Í öðru lagi, vertu nákvæmur. Til dæmis er hér slæm / óljós efnislína: starfsmannafundur. Hérna er betra: Vinsamlegast komdu þessu viðhengi til klukkan 14 Starfsmannafundur. Þegar þú tekur með upplýsingar, eins og aðgerð sem er þörf eða hvar og hvenær smáatriði, hjálparðu viðtakandanum að meta mikilvægi skilaboða þinna strax, segir Marsha Egan, höfundur Inbox Detox og venjan með ágæti tölvupósts ($ 20; amazon.com ). Það mun einnig hjálpa þeim að muna að ljúka því verkefni sem þarf.

Ertu ekki viss um hvert viðfangsefnið ætti að vera? Hugsaðu um lykilorðin sem þú myndir nota ef þú þyrftir að finna netfangið seinna, segir Nick Morgan, höfundur Heyrir þú í mér? Hvernig á að tengjast fólki í sýndarheimi ($ 11; amazon.com ).

2. Gefðu nákvæmar leiðbeiningar

Skýrleiki skrifaðra leiðbeininga getur gert eða brotið árangur vinnupósts. Ef þú ert að úthluta viðkomandi verkefni til hóps fólks skaltu skipta þeim niður eftir einstaklingum og nota kúlupunkta til að hjálpa öllum að vita nákvæmlega hvað þú þarft hjálp við frá hverju þeirra, sérstaklega.

3. Veldu viðtakendur vandlega

Skrifaðu tölvupóstinn áður en viðtakendum er bætt við, segir Vanessa Van Edwards, höfundur Töfra vísindin um að ná árangri með fólki ($ 12; amazon.com ). Þetta kemur ekki aðeins í veg fyrir að ótti við óvart senda, heldur gerir þér kleift að bæta við viðtakendum byggt á innihaldi tölvupóstsins. Viltu forðast þessar löngu fjölpóstskeðjur? Ef þú þarft nokkra til að tjá þig um eitthvað, svo sem skjal, skaltu íhuga að búa til deilanlega skrá (eins og Google skjal), þar sem allir geta lagt til breytingar á einu rými án þess að senda þúsund tölvupóst.

4. Skerið frárennslismál

Sendu tölvupóst um snafu sem þarf að laga? Frekar en að vaxa ljóðrænt um hvað það er draga eða hver er sök, skaltu einbeita þér að aðgerða þörf til að ráða bót á máli. Til dæmis, í stað þess að segja: „Viðskiptavinurinn á í vandræðum með kynninguna okkar og það verður erfitt að laga,„ reyndu, “Ég myndi elska hjálp þína við að laga eitthvað sem viðskiptavinurinn kom með í símtalinu okkar.“ Þetta mun gera að gefa neikvæð viðbrögð eða biðja um óþægileg verkefni með tölvupósti sem skili meiri árangri.

5. Hafa svarleiðbeiningar með

Jafnvel þegar tölvupósturinn þinn þarfnast ekki svara (ég mun mæta hjá lækni næstu tvær klukkustundir eða þú getur skilað skýrslu þinni á morgun í stað dagsins í dag), telja margir sér skylt að viðurkenna það með OK eða takk. Gefðu þessu fólki þægilegan farveg. Ef þú vilt ekki heyra aftur skaltu láta „Engin svar nauðsynleg“ fylgja í lok skilaboðanna, segir Duncan. Það sparar tíma í báðum endum og stöðvar gagnslausan tölvupóst frá ringulreið í kassa. Ekki hika við að skrifa Þakka þér fyrirfram þegar þú ert að spyrja einhvern spurningar. Það kemur í veg fyrir að þér finnist freistast til að senda ein línu takk þegar viðkomandi skrifar til baka.

6. Ekki verða of persónuleg

Tölvupóstur er fyrir staðreyndir, ekki tilfinningar, segir Egan. Vegna skorts á raddbeygingu og líkamstjáningu í stafrænum bréfaskriftum má auðveldlega mistúlka ákveðnar tilfinningar - hvernig þér finnst um vinnufélaga, hvað þér fannst um flokk nágranna þíns. Ef þú vilt koma með viðkvæmt mál (eða minna en jákvætt) skaltu hringja í staðinn.