Hvort sem bréfaskipti þín eru persónuleg eða fagleg eða ekki, þá erum við öll sek um að hafa framið tölvupóstsbréf af og til. (Ef aðeins þú gætir eytt minni um að áframsenda þann óviðeigandi tölvupóst á rangan aðila!) Næst þegar þú leggur drög að fjöldanum skaltu fylgja þessum boðorðum siðareglna í tölvupósti til að koma í veg fyrir hræðilegt verðsamskipti.

RELATED: Allt sem þú ættir (og ættir ekki) að hafa með í tölvupósti utan skrifstofu

Tengd atriði

1 Svaraðu öllu með varúð

Ekki svara öllum nema hver einasti einstaklingur á þeim dreifingarlista þurfi að vita hvað þú þarft að segja, segir Aimee Symington, forstjóri Finesse Worldwide. Hún leggur til að fara yfir nöfnin á listanum og svara aðeins þeim sem raunverulega þurfa svar þitt. Það getur þýtt að svara bara sendanda eða þremur af sjö viðtakendum. Og ef yfirmaður þinn eða samstarfsmaður vill láta afrita þig vegna einhvers skaltu virða beiðni hennar.

Hugsandi svör geta sparað öðrum tíma. Hvort sem það er vegna viðskipta- eða félagslegra ástæðna, mun fólk fara að pirra sig á straumi óverulegra tölvupósta vegna þess að það verður að hætta til að opna þá, segir Diane Gottsman, stofnandi Protocol School of Texas. Hugsaðu því tvisvar áður en þú svarar öllu með Can't make it, næst þegar þér er boðið í brunch.

tvö Skildu aldrei eftir efnislínu autt

Góð efnislína hjálpar viðtakendum að forgangsraða tölvupósti, segir Lizzie Post, meðstjórnandi Awesome Etiquette podcast. Hvað sem þú gerir, ekki láta það autt. Þegar þú býrð til efnislínu skaltu gera það sértækt og hnitmiðað og fylgjast með stafsetningu og málfræði. Það er það fyrsta sem maður tekur eftir, segir Post.

RELATED: Skipulagði vinnulíf þitt í 5 einföldum skrefum

Vegna þess að efnislína ætti að endurspegla innihald tölvupóstsins mæla sérfræðingar með því að uppfæra efnislínuna þegar samtalið flæðir. Forðastu efnislínur sem gætu gert lítið úr brýnum tölvupósti (hugsaðu: fljótleg spurning til að fyrirsagna stórt vinnuvandamál) eða valdið því að einhver missir af skilaboðum sem hún telur sig hafa þegar lesið, útskýrir Gottsman. Hún leggur til að stofna nýjan þráð ef tölvupóstur hefur villst of langt frá upprunalegu skilaboðunum.

3 Svara strax

Þó að sérfræðingar séu ekki sammála um réttan viðbragðstíma fyrir tölvupóst, þá eru þeir sammála um að nánast hver tölvupóstur eigi skilið svar. Ef einfalt svar (skilið, takk eða hljómar eins og góð áætlun) dugar, reyndu að svara um leið og þú lest tölvupóst.

Stundum þarf tölvupóstur að krefjast upplýsinga sem það getur tekið nokkra daga að safna saman - en það þýðir ekki að þú hafir leyfi fólki að hanga. Láttu þá vita að þú fékkst tölvupóstinn þeirra og mun koma aftur þegar þú getur, segir Symington.

Og mundu að nota sjálfvirkt svarskilaboð ef þú ert á ferðalagi eða út af skrifstofunni , bætir hún við, svo aðrir viti að þeir ættu ekki að búast við svari.

4 Fram með varúð

Vertu viss um að þú sendir til réttra aðila af réttum ástæðum, segir Post. Áður en þú sendir áfram skaltu meta næmi efnisins - þar á meðal viðhengi og nöfn og upplýsingar um tengiliði fyrir alla sem tengjast skilaboðunum. Sumir vilja helst að upplýsingar um tengiliði þeirra séu áfram einkalífs. Ef þráður inniheldur of mörg ítarleg atriði í umræðum, byrjaðu á nýjum tölvupósti.

RELATED: Hvernig á að takast á við 5 ákaflega pirrandi aðstæður vinnufélaga

5 Segðu einhverjum hvort hún hafi verið brotin í tölvu

Við höfum öll verið þarna. Veira tekur völd og áður en við vitum af erum við að ruslpósta afa með krækjum sem fá einhvern til að roðna. Ef þú færð það sem augljóslega er vírus, láttu fórnarlambið vita sem gæti ekki haft áhuga á því sem er að gerast. Segðu bara: „Ég vildi láta þig vita að þetta er að gerast,“ segir Symington. Það er fínt að gera.

6 Virðið listina að senda tölvupóst

Þér þykir vænt um að láta gott af þér leiða persónulega, af hverju heldurðu ekki tölvupósti þínum á sama staðli? Tölvupóstur er spegilmynd af þér og ætti að vera skrifaður eins og bréf meira en texti, en samt sem áður í stuttu máli, segir Symington. Athugaðu stafsetningu, málfræði og greinarmerki. Öll húfur gefa til kynna að þú hrópir og allir lágstafir gefa til kynna að þú sért latur. Of mörg leturgerðir, litir og brosandi andlit geta verið pirrandi, bætir hún við.

Vertu vingjarnlegur án þess að reyna að ofleika húmorinn. Villast við hliðina á varúð þó að maður hafi húmor, segir Gottsman. Tóni er of oft drullað í tölvupósti og þú vilt ekki koma fram sem ófagmannlegur vegna þess að einhver fær ekki brandarann ​​þinn.

7 Mundu: Enginn tölvupóstur í kvöldmatnum

Það er eitt ef þú færð þér máltíð með töluverðum öðrum (og dagsetningarkvöld er á morgun), en ekki athuga tölvupóstinn í matarboðinu, segir Post. Hvað varðar fundi á skrifstofunni þá fer það eftir því. Ef samstarfsmenn koma með síma eða fartölvur í ráðstefnusalinn til að fá aðgang að tölvupósti á fundinum, þá er það líklega í lagi. Vertu meðvitaður um að menning fyrirtækja mun hafa mismunandi stefnu í kringum tölvupóst, segir hún. Vita hvers eðlis tölvupóstur er í vinnunni þinni til að vera viðeigandi.