TÖLVUPÓSTUR UTAN SKRIFSTOFU: ALLT SEM ÞÚ ÆTTIR AÐ (OG ÆTTIR EKKI) AÐ HAFA MEÐ | ALVÖRU EINFALT

Í atvinnulífinu eru fátt fleiri velkomin skammstafanir en OOO. Fyrir utan að vera gátt loforðsins að áhyggjulausri tilveru, þá er það skilvirkt skilaboð utan skrifstofu í tölvupóstinum þínum hagnýt leið til að láta vinnufélaga og viðskiptavini vita að erfitt verður að ná til þín - ef ekki óaðgengilegur - fyrir ákveðið magn tíma. Svo að þó að það sé engin þörf á að hugsa of mikið um það (þú ert ekki að skrifa skáldsögu hérna) skiptir það máli hvað þú tekur með.

besta leiðin til að setja á sig sængurver

Það gæti fundist svolítið óþægilegt og vélfæralegt að forskrifa skilaboð utan skrifstofu, en það er nauðsynlegt og gagnlegt fyrir alla sem gætu reynt að ná til meðan þú sötrar Mai Tais á ströndinni eða gengið í Machu Picchu. (Auk þess að setja fjarskilaboð hjálpar þér að taka sambandið úr sambandi og slaka á ef þú átt í vandræðum með að skilja vinnuna eftir.) Hér er það sem þú átt að segja (og hvað ekki að segja) í fríinu þínu sjálfvirkt svar

1. Láttu kveðju fylgja og skrá þig af.

Auðvitað fer það eftir persónulegum óskum þínum og vinnuumhverfi hvernig þú byrjar OOO skilaboð. Þó að stórt 'halló' sé ekki nauðsynlegt, verður þú að byrja einhvers staðar og það er gaman að bæta við mannlegan blæ. Ef að hoppa beint inn er ég nú utan skrifstofu ... finnst þér of skrýtið og aðskilinn við þig, vellíðan í það með einföldu, Hæ, eða Takk fyrir tölvupóstinn þinn.

Sama á við um undirskrift þína. Þér er velkomið að hætta með heimkomudag, en ef skynsamlegt er að loka með einhverju eins og „Takk!“, „Best, (nafnið þitt)“ eða „Góða helgi (eða settu inn frí hér)! ', farðu í það.

2. Láttu fylgja með hversu lengi þú verður úti.

Nefndu upphafs- og lokadagsetningar: Ég mun ferðast frá 3. til 7. júlí og mun ekki skoða tölvupóst. Ég mun svara athugasemdinni þinni eins fljótt og ég get þegar ég er aftur á skrifstofunni 8. júlí. (Ekki gleyma að slökkva á orlofssvaranum þegar þú kemur aftur!).

3. Láttu fylgja með hvort þú munt skoða tölvupóst eða ekki.

Skilaboð í burtu eru ekki aðeins gagnleg þegar þú ert að fara algerlega út af ristinni. Þú gætir verið að ferðast í vinnunni eða vinna fjarstýrt og gera samskiptin stök og WiFi tenging ófullnægjandi. Ef þú munt ekki athuga eða svara tölvupósti, segðu það (sjá dæmið hér að ofan). Annars er gagnlegt að setja skilaboð þar sem varað er við fólki um að þú getir ekki náð eins áreiðanlega vegna ferðalaga eða skuldbindinga á staðnum. Þetta snýst allt um að setja væntingar til þeirra sem reyna að ná til þín. Til dæmis: Þakka þér fyrir athugasemdina þína! Ég mun ferðast í myndatöku til 3. júlí og mun skoða tölvupóst reglulega / hef takmarkaðan aðgang að tölvupósti og gæti verið hægt að svara.

4. Láttu fylgja með hvernig þú nærð til þín (ef yfirleitt).

Ef þú verður fáanlegur að einhverju leiti skaltu gera grein fyrir því hvernig þú átt nákvæmlega samband. Til dæmis: Ég mun ekki athuga tölvupóst, en ef þú þarft að ná í mig af einhverjum ástæðum, vinsamlegast hafðu samband við mig í klefanum mínum ... Eða: Ef þetta er næm fyrir tíma skaltu ekki hika við að senda mér tölvupóst aftur þann dag (þú aftur) svo það er efst í pósthólfinu mínu. Eða: Fyrir brýnar beiðnir, vinsamlegast hafðu samband (nafn aðstoðarmanns, samstarfsmanns, sjálfstæðismanns eða annars í boði umfjöllunar á skrifstofunni). Áður en tengiliðaupplýsingar annars vinnufélaga eru teknar með í OOO þínum skaltu hreinsa þær með þeim - jafnvel þó að þú sért yfirmaður þeirra, þá er upphafið samt ágæt kurteisi.

5. Forðastu óþarfa persónulegar upplýsingar.

Ef þú ert í fæðingarorlofi eða giftir þig um helgina (!), Þá er það fullkomlega fínt að taka með - en það er um það bil eins og persónuleg samnýting þarf að fara í sjálfvirkt svar. Hugsaðu um hvernig þú gætir brugðist við skilaboðum frá einhverjum þar sem þú nefnir allt of margar persónulegar upplýsingar. Þú vilt að sá sem er í móttökunni viti af a), hvort sem þú munt svara tölvupósti hans eða ekki, og b) þegar hann getur búist við að heyra í þér. Allt annað er líklega TMI, svo að það sé einfalt.