Gefðu viðbrögð fljótt en ekki strax.
Ekki bíða eftir árlegri yfirferð til að kalla fram umbætur. Athugaðu málin hratt svo smáatriðin séu þér í fersku minni. Dagur eftir atvik er ljúfi reiturinn; að hafa smá tíma kælir of heitar tilfinningar og gerir þér kleift að undirbúa þig og vera hugsi yfir orðum þínum. Í augnablikinu munu báðir aðilar hafa sterkari, minna gagnleg viðbrögð, segir Jennifer Porter, framkvæmdastjóri samstarfsaðila Brúðkaupshópur , forystu- og teymisþróunarfyrirtæki. Árlegar eða ársfjórðungslegar umsagnir ættu að ná yfir markmið og einbeita sér að viðbrögðum sem horfa til framtíðar - til dæmis það sem einhver þarf að gera meira eða minna af til að koma starfsframa sínum á framfæri (Ef þú yrðir færari í greiningu á gögnum sé ég þig stökkva til næsta borð).

Mundu eftir ásetningi þínum.
Hugsaðu um hvers vegna þú vilt deila endurgjöf í fyrsta lagi. Þú ert að gera þetta vegna þess að þú vilt hjálpa viðkomandi að ná árangri, segir Porter. Á þeim tíma getur það fundist minna velviljað en það - þú gætir haldið að þú þurfir bara að hemja slæmar venjur eða laga slæma vinnu - en hvers konar endurgjöf hjálpar liðinu þínu að læra og vaxa. Þú vilt líka vinna þér inn traust þeirra. Ef þú skilar ekki viðbrögðunum mun einhver annar gera og gæti ekki unnið eins gott starf og þú myndir gera, segir Freyan Billimoria, forstöðumaður fólksstarfsemi hjá Skillshare , lærdómssamfélag á netinu. Tjáðu áform þitt meðan á samtalinu stendur. Segðu, ég er að segja þér þetta vegna þess að mér þykir vænt um þig og ég vil að þú verðir eins áhrifaríkur og mögulegt er.

Hugsaðu um innihaldið, ekki afhendinguna.
Margir stjórnendur hafa áhyggjur af því hvernig þeir ætla að mýkja höggið í stað þess sem þeir ætla að segja, segir Porter. Það er eins og að búa sig undir að halda ræðu og einbeita sér að því sem þú munt klæðast frekar en innihald kynningarinnar, segir hún. Spyrðu sjálfan þig, hver eru megin skilaboðin mín? Hvað vona ég að þessi einstaklingur taki frá samtalinu? Hvað vil ég að gerist næst? Skrifaðu niður hvað þú munt segja og æfðu þig í sturtunni eða á traustum vinnufélaga. Núll í hegðun eða aðgerð, frekar en að ræða tilfinningar, og gefðu áþreifanleg dæmi, eins og ég tók eftir að þú truflaðir fólk sex sinnum á þeim fundi (á móti Þú ert ókurteis við vinnufélaga).

RELATED: Hér er nákvæmlega hvernig á að fá sveigjanlega áætlun í vinnunni

Byrjaðu á spurningu.
Umræðan á að vera samtal, ekki einræða. Segðu, mér þætti gaman að eiga samtal við þig til að deila viðbrögðum. Er það í lagi? Það er mannlegt eðli að segja já, en með því að biðja um leyfi gætirðu styrkt sambandið, segir Porter. Önnur aðferð: Láttu hinn aðilinn leiða samtalið. Segðu, mér þætti gaman að ræða við þig x . Hvað finnst þér hafa gengið vel? Hvað heldurðu að hafi ekki gert? Gefðu starfsmanni þínum tíma til að bregðast við. Í mörgum tilfellum vita þeir þegar hvar þeir eru að falla niður, segir Fran Hauser, höfundur Goðsögnin um fallegu stelpuna ($ 16; amazon.com ). Þegar þú rammar upp samtalið sem samvinnu í stað gagnrýni er tónninn meiri stuðningur.

Notaðu færri orð.
Vertu eins nákvæmur og mögulegt er. Óljósar eða klisjukenndar setningar (Þú þarft að vinna að viðveru stjórnenda þinna) eða viðbrögð við sykurhúðuð eru ruglingsleg fyrir áheyrandann og eykur líkurnar á að þeir missi alveg af þínu máli. Ef þú notar 100 orð til að segja að einhver hafi misst af fresti, þá útskýrirðu of mikið, segir Porter. Og þegar þú hefur hlaðið upp fyllingarorð og mýkingarefni (ég veit að þú ert of mikið) byrjar viðbrögðin að verða persónuleg og hlutdrægni getur læðst að, segir Billimoria. Í staðinn skaltu taka málið og nefna það sem þú fylgdist með. Segðu, ég tók eftir að við misstum af frestinum fyrir síðustu tvær skýrslurnar. Hvað gerðist?

Ekki vökva skilaboðin þín.
Algengur venja að samloka neikvæðum viðbrögðum milli tveggja lofsneiða getur verið eðlislæg, en það er ein stærsta mistökin sem stjórnendur gera, segir Billimoria. Með því að fela viðbrögð inni í frákasti hrós tekur máttinn af orðum þínum. Fólk sér það koma; þá munu þeir segja upp því jákvæða, bíða eftir því neikvæða og treysta ekki því sem þú hefur að segja, segir Porter. Það sem þú getur gert til að vera góður en beinn: Láttu endurgjöfina vera jákvæða, segir Hauser. Segðu, Margt gengur vel, en ég hef uppbyggjandi viðbrögð við sumum hlutum sem þarfnast úrbóta, eða ég hef nokkur ráð sem gætu hjálpað þér.

RELATED: Takast á við pósthólf þitt til góðs með þessum ráðum um tölvupóststjórnun frá atvinnumanni

Veita samhengi.
Af hverju er þér sama ef einhver skilar vinnu seint? Eða sniðar kynningar ekki fullkomlega? Svörin geta verið augljós fyrir þig, en starfsmaður þarf að skilja ástæðuna á bak við álit þitt. Reyndu að setja sérstakar skýringar inni í stærri myndinni - til dæmis þegar deildin okkar er sein með vinnu hefur það áhrif á önnur teymi líka, eða þegar fjárhagur þinn lítur illa út, getur það veitt fólki skort á trausti á fjölda þínum. Að útskýra hvers vegna endurgjöf þín er mikilvæg, segir Hauser, getur auðveldað flutning og heyrn.

Vertu samúðarfullur.
Það er erfitt að fá mikilvægar athugasemdir. Það skiptir ekki máli hversu kunnátta þú ert að koma með álit. Það svíður enn, segir Porter. Ekki vera of harður, hlustaðu á sjónarhorn hins aðilans og vertu rólegur. Forðastu líka orðið þú ef þú getur. Lúmskur orðaval getur gert það að verkum að samtölin líða eins og umræður frekar en árás, segir Hauser. Til dæmis, í stað þess að segja: Þetta er það sem ég held að þú hefðir getað gert öðruvísi, segðu, Þetta er það sem ég held að hefði verið hægt að gera öðruvísi.

Gerðu það augliti til auglitis.
Það er freistandi að flytja erfiðar fréttir með tölvupósti eða síma en að hitta persónulega (eða í gegnum Skype eða FaceTime) er áhrifaríkara, segir Hauser. Það gerir þér kleift að lesa ómunnlegar vísbendingar hvers annars og tilfinningalegan ásetning. Að vera augliti til auglitis er eina leiðin til að tryggja að hinn aðilinn skynji samúð þína, segir Hauser. Einnig, ef þú sérð ekki starfsmann þinn, verður erfiðara að átta sig á því hvort þeir eru í uppnámi yfir því eða jafnvel að taka eftir því sem þú ert að segja. Sestu beint upp og haltu augnsambandi, sama hversu erfitt það kann að vera, segir Hauser.

Hafa framhaldsáætlun.
Lokaðu samtalinu með umfjöllun um næstu skref. Spurðu hvernig þú getir verið hjálpsamur og ákveðið saman hvenær þú eigir að tala saman aftur (dögum, vikum eða mánuðum seinna, allt eftir málum). Athugaðu síðan eftir einn eða tvo daga til að sjá hvernig hinum aðilanum líður. Það er eðlilegt að viðbragðsmóttakandinn gangi svolítið særður frá samtalinu, jafnvel þótt það hafi verið gefandi, segir Porter. Þú verður að gefa fólki tíma til að vinna, segir Billimoria. Lykillinn að sterkum samböndum er að snúa aftur. Þegar þú gerir það munt þú vinna þér inn traust sem auðveldar deilingu viðbragða næst.

Mundu að hrósa líka.
Láttu skila jákvæðum athugasemdum vera hluti af venjunni - ekki bara kreista þær í óþægilegar samræður. Málið er ekki einfaldlega að róa fólk eða gefa öllum bikar; jákvæð viðbrögð eru tæki til faglegrar þróunar. Í fyrsta lagi er það uppbyggilegt - það er gagnlegt fyrir fólk að vita hvað það er að gera vel svo það geti haldið áfram að gera það. Í öðru lagi hjálpar það við að skapa menningu sem er opnari fyrir og umburðarlynd viðbrögð, segir Porter. Vertu sérstakur hér líka. Segðu, mér líkar mjög hvernig þú tókst á við þá áskorun, eða ég þakka að þú talaðir við aðrar deildir til að fá innkaup þeirra. Og segðu það oft. Fyrir hverja gagnrýni ættir þú að gefa að minnsta kosti fimm hrós, segir Hauser. Þetta fær fólk á stað þar sem það er löngun í endurgjöf.