Sp. Ég er rugludallur og er oft óvart með magn pappírs í lífi mínu. Ertu með einhver ráð til að skipuleggja skrifstofuna mína þannig að hún líti ekki út fyrir að vera svona rugl?

A. Þegar það kemur að því að útrýma ringulreið, deyja gamlar venjur erfitt. Innleiðing (og viðhald) nýrra kerfa er alveg jafn mikilvæg og líkamlega rýmið sem þú ert að skipuleggja. Haltu hvaða heimaskrifstofu sem er að vinna fyrir þig með því að halda þig við nokkrar grundvallarreglur:

Skrá í burtu

Reyndu-og-sanna „snertu það einu sinni“ reglan virkar í raun - þegar þú snertir blað skaltu annað hvort bregðast við því, skrá það eða henda því. Úthlutaðu skjalamöppum með flokkum sem virka fyrir þig og agaðu sjálfan þig til að sleppa hverju blaði í viðeigandi skrá í fyrsta skipti sem það fer yfir skrifborðið þitt. Standast freistinguna að láta hrúgur byggja. Ef eitthvað kemur upp sem þú ert ekki með skráarflokk fyrir skaltu búa til einn á staðnum.

Taktu stjórn

Búðu til kerfi sem gerir þér kleift að ákveða hvenær þú átt að vinna við hvað, svo þér líði ekki fyrirsát vegna pappírsvinnu, reikninga og boðsmiða sem flæða yfir skrifstofuna þína. Settu upp innbox til að geyma ólesna hluti og útbox fyrir hluti sem eru tilbúnir til að senda með. Skrifborðsskráarekki ætti aðeins að geyma núverandi verkefnisskrár, með hlutum sem sjaldnar þarf að leggja í skápa eða í hillum. Hafðu ruslakörfu (og ef til vill pappírs tætara) innan seilingar svo þú getir þegar í stað ruslið hluti sem þú þarft ekki.

Skiptu og sigraðu

Aðskilja persónulegt frá faglegri pappírsvinnu, afmælisboð frá reikningum. Taktu frá þér hæfilegan tíma til að skipuleggja tíma, svara boðum og greiða reikninga. Reyndu samt ekki að gera þetta allt í einu. Að halda eins hlutum flokkuðum saman mun gera þér kleift að takast á við hluti á skilvirkari hátt.

Geymið á réttan hátt

Bækur, tímarit og annað lesefni sem þú ætlar að geyma ætti að geyma í hillum eða í skápum. Aðlaðandi skjalakassar og tímaritaskrár eru víða aðgengilegar og munu hjálpa til við að halda rýminu hreinu, svo þú munt raunverulega njóta þess að eyða tíma þar.

Tæma og hreinsa

Ef þú tekur eftir því að pappírshrúgurnar eru farnar að byggjast skaltu ekki örvænta - taktu þá bara. Þegar skrárnar þínar eru að springa út úr skápum sínum er kominn tími til að verja síðdegi til að hreinsa.

Spurðu spurningu

Áttu praktískt vandamál? Sendu inn spurningu þína.

Sending þín til RealSimple.com, þar á meðal upplýsingar um tengiliði, veitir okkur rétt til að breyta, nota, dreifa, endurskapa, birta og birta uppgjöfina um óákveðinn tíma í öllum miðlum, aðferðum og formum án nokkurrar greiðslu til þín. Þú staðfestir hér með að þú hafir ekki afritað efnið úr bók, tímariti, dagblaði eða öðrum auglýsingum. Uppgjöf þín á RealSimple.com og notkun þín á vefsíðunni eru háð Kozel Bier's Friðhelgisstefna og Skilmálar þjónustu.

(Fyrir spurningar um áskriftina þína, vinsamlegast farðu á Þjónustuver þjónustuborð .)