Skref 1: Kasta staðfestar kvittanir og hraðbanka

Næstum öllum fjárhagsblöðum er hægt að skipta í þrjá flokka: skrár sem þú þarft aðeins að geyma fyrir almanaksárið eða minna, pappíra sem þú þarft að vista í sjö ár (dæmigerður gluggi þar sem skattframtalið þitt er endurskoðað), og pappíra sem þú ættir að hanga endalaust í.

Til dæmis, þarftu virkilega að vista allar þessar kvittanir fyrir ATM-úttekt? Nei. Þegar þú hefur athugað upplýsingarnar eins og þær birtast á netreikningnum þínum eða á mánaðarlegu yfirliti þínu, geturðu hent hraðbankaseðlinum. Sama gildir um innlánsseðla og kreditkortakvittanir. Ekki geyma sölukvittanir fyrir minniháttar kaupum eftir að þú hefur notað hlutinn á fullnægjandi hátt nokkrum sinnum eða ábyrgðin er útrunnin. Haltu kvittunum fyrir meiriháttar innkaupum (allir hlutir sem endurkostnaður er umfram frádráttarbær á húseigendur þínar eða leigutryggingar).

Stuttu eftir lok almanaksársins muntu líklega geta hent (eða með öruggari hætti, tæta) slatta af viðbótarblaði, þar með talið launaávísunartöflunum þínum, mánaðarlegum kreditkorta- og veðayfirlitum, veitugjöldum (ef þeir eru ekki þörf fyrir frádrátt í viðskiptum) og mánaðarlegar eða ársfjórðungslegar skýrslur frá miðlunar- og verðbréfasjóðsfyrirtækjum fyrir árið á undan.

„Venjulega er öll starfsemi ársins skráð í smáatriðum á lokayfirlýsingu þinni um áramótin og gerir hverja aðra yfirlýsingu óþarfa,“ segir Ed Slott, viðskiptastjóri í Rockville Center, New York. Lokagreiðslan þín og W-2 eyðublaðið, til dæmis, skjalfestu allar tekjur þínar fyrir árið ef þú vinnur fyrir einhvern annan; ef þú ert sjálfstætt starfandi gera 1099 eyðublöðin þín það sama fyrir þig. Að sama skapi senda flest fjárfestingarfyrirtæki og sum útgefendur kreditkorta yfirgripsmiklar yfirlýsingar í janúar. „Haltu mánaðarlegum uppfærslum þar til þú sættir þær við samantektir í lok árs,“ segir Slott.

Skref 2: Haltu á lokayfirlýsingum í allt að sjö ár

Þú verður hins vegar að halda í þessar endanlegu kreditkortayfirlit ásamt W-2 og 1099, í að minnsta kosti þrjú ár og helst í sjö. Ríkisskattstjóri hefur allt að þrjú ár frá þeim degi sem þú leggur fram skattframtal þitt til að kanna það vegna villna og svo lengi sem sex ár til að gera úttekt ef ástæða er til að gruna að þú hafir tilkynnt um 25% eða meira af vergum tekjum þínum. (Engin fyrning er sett fyrir neinn sem hefur framið svik vísvitandi.) Reyndar þarftu að geyma pappírsvinnu sem styður endurkomu þangað til að endurskoðunarglugginn lokast. Meðal viðbótargagna sem þú ættir að hafa eftir: hætt við ávísanir og kvittanir fyrir öllum frádráttarbærum viðskiptakostnaði (svo sem vegna skemmtunar, heimilisskrifstofubúnaðar og atvinnugjalda), framlags á eftirlaunareikning, góðgerðargjafir, reikninga fyrir umönnun barna, utan - lækniskostnað vasa, meðlag, og vexti og fasteignaskattur.

Þú getur kastað þessum fylgiskjölum eftir þrjú til sjö ár meðvitað, ef þú hefur skilvitlega skilað rangri framtali, allt eftir því hversu einföld skattaleg staða þín er.

En ekki henda raunverulegum skattframtali eða samantektum í lok fjárfestingarreikninga þinna, jafnvel eftir að líkurnar á úttekt eru horfnar. Þessi skjöl taka ekki mikið pláss og geta komið sér mjög vel fyrir framtíðarfjármálaáætlun.

Í tryggingarskyni viltu einnig geyma kvittanir fyrir meiriháttar kaupum og kvittunum sem sýna hversu mikið þú hefur greitt fyrir endurbætur á heimilum endalaust, bæði til að fullnægja hugsanlegum kaupendum og til að lækka mögulega fjármagnstekjuskatta þegar þú selur húsið þitt. Það er mjög mikilvægt að hafa staðfestingarseðla sem sýna tilnefningar rétthafa og kaupverð hlutabréfa, verðbréfasjóða og annarra fjárfestinga sem þú átt; hangðu á þessum skrám endalaust vegna þess að einhvern daginn, segir Slott, 'verður þú eða erfingjar þínir að vita nákvæmlega hversu mikið þú greiddir til að ákvarða hagnað af fjárfestingu þinni í skattalegum tilgangi.'

Skref 3: Gefðu pappírum þínum heimili

Ef þú ert með auka herbergi eða horn sem þú getur tilnefnt sem staðinn þar sem þú tekst á við pappírsvinnu, frábært; ef ekki, mun skúffa, skápur eða skápur þar sem þú getur geymt seðla og núverandi skrár, staðsett nálægt borði sem þú getur skrifað ávísanir á, gera. Hvað varðar birgðir, þá munt þú finna möppur eða umslag í Manila koma að góðum notum við skjalagerð, sem og skjalaskápur eða pappakassi til að halda skrárnar.

Haltu erfðaskrá þinni, fæðingar- og hjúskaparvottorðum, tryggingum, eignarbréfum og öðrum varanlegum skrám á öruggum en aðgengilegum stað nálægt öðrum fjármálaskjölum þínum, svo þú og erfingjar þínir geti alltaf komist fljótt að þeim, ef þeir þurfa .

Skref 4: Vertu kerfisbundinn

Hafðu áætlun um vinnslu á öllum pappír. Veldu blett þar sem þú setur seðla ― segjum, umslag í Manila, skúffu eða plastkassa eða flokkara ― og kastaðu í hvert umslag þegar það berst í póstinum. Síðan, þegar þú sest niður til að greiða reikningana, muntu hafa alla pappírsvinnuna sem þú þarft á einum stað.

Hérna er lykillinn: Þegar þú hefur greitt reikninginn eða athugað yfirlýsinguna, skráðu þá strax. „Markmið þitt ætti að vera að snerta blað eins fáum sinnum og mögulegt er, frekar en að stokka því frá haug í hrúgu,“ segir Paula Boyer Kennedy, fjármálafyrirtæki á skrifstofu Ernst & Young í Minneapolis. 'Ef þú stingur seðlinum aftur í skúffuna eftir að þú hefur greitt hana, mun hún finna vini og þeir munu maka og eignast afkvæmi. Nokkuð fljótt, þú munt eiga sannkallað got. '

Aftur, mjög frumlegt skjalakerfi er allt sem þú þarft. Einfaldasta aðferðin er að henda öllu sem tengist skatti í eina ílát um leið og þú ert búinn með það - skúffa, skjalaskápur, pappírsharmoníkuskrá eða jafnvel skókassi gerir það. Þannig, þegar þú ert tilbúinn að fylla út skattframtalið þitt, þá hefurðu alla pappírsvinnuna sem þú þarft innan seilingar. Einnig er hægt að setja upp aðeins skipulagðara kerfi í upphafi með aðskildum skráamöppum fyrir helstu flokka lífs þíns. Þú gætir til dæmis merkt möppurnar þínar eftir tegund reiknings (kreditkortayfirlit, miðlunaryfirlit, veitugjöld o.s.frv.) Eða eftir skattflokki (frádráttarbær rekstrarkostnaður, góðgerðarframlög og svo framvegis) eða eftir fjárhagslegu markmiði ( húsnæði, eftirlaun, háskólasjóður o.s.frv.). Þetta gæti tekið lengri tíma í upphafi en til lengri tíma litið sparar það tíma.

Skref 5: Takast á við eftirstöðvarnar

Þegar þú ert kominn með kerfi þarftu enn að takast á við alla hrúgurnar sem þú hefur þegar safnað. Í stað þess að hefja mikla endurskipulagningu, byrjaðu á því að raða í gegnum litla stafla í einu. Þú getur úthlutað hálftíma á dag til að sigta í gegnum gömul blöð, kannski á meðan þú horfir á fréttir eða hlustar á tónlist.

Þú verður undrandi á muninum sem lítil skipulag gerir. „Fólk gerir sér ekki grein fyrir hve mikið það borgar vegna þess að fjármálapappírar þeirra eru í ólagi - seint greiðslukortagjald hér, glataður skattafsláttur þar,“ segir Stephanie Denton, faglegur skipuleggjandi í Cincinnati. Enn meiri getur þó verið andlegur og fjárhagslegur ávinningur til langs tíma. Þegar þú ert búinn að skipuleggja „geturðu einbeitt andlegri orku þinni að mjög mikilvægu hlutunum, eins og fjárfestingum þínum og fjárhagslegum markmiðum þínum,“ segir Terry Savage, höfundur The Savage Truth on Money ( amazon.com ). 'Að koma fjárhagsblöðum í lag greiðir mikinn arð í hugarró.'