ATHYGLISSTJÓRNUN: FRAMLEIÐNI KUNNÁTTA SEM ÞÚ ÞARFT TIL AÐ NÁ STJÓRN Á VERKEFNALISTANUM ÞÍNUM ALVÖRU EINFALT

Það er ástæða fyrir því að tímastjórnun hefur orðið ónákvæm og ófullnægjandi nálgun á framleiðni fyrir marga. Kannski telur þú lélega tímastjórnunarhæfileika þinn versta galla, eitthvað sem heldur aftur af þér heima og í vinnunni. En af hverju ætti að gera ráð fyrir að einhver geti „stjórnað“ tíma? Tíminn er óákveðinn, sjálfstæð uppbygging og því í eðli sínu óviðráðanlegur.

Hve oft hefur þú sagt sjálfum þér að þú værir að fara gerðu þetta klukkan 14 Þú byrjar að gera þennan hlut klukkan 2 en áleitnari tölvupóstur kemur í gegnum— hlutur ! - og þú þarft að svara því. Þú ert þá dáleiddur af þínum pósthólf fullt af öðrum tölvupóstum ; gæti alveg eins svarað þeim meðan glugginn er uppi. Einn tölvupóstur tengist grein sem minnir þig á aðra grein sem vinur þinn sendi þér um daginn sem þú gleymdir að lesa. Þú byrjar að lesa og gerir þér grein fyrir því að það er þegar 2:28 og þú hefur aðeins úthlutað einni klukkustund til að gera það fyrsta. (Vísaðu um kvíða og sjálfsvíg.)

Þú getur ekki snúið klukkunni aftur til klukkan 14 - eða gert hlé á meðan þú vinnur upp þessar týndu 28 mínútna vinnu. Hvað þú dós gerðu í staðinn, er að endurramma hvernig þér finnst að framleiðni ætti að nást. Í stað þess að reyna (og mistakast) að fylgjast með tímanum, læra þinn athygli —Hæfileikinn til að velja hvenær og á hverju þú einbeitir þér (eða ekki).

þungur rjómi og þeyttur rjómi eins

Af hverju tímastjórnun sker það ekki lengur

„Svo framarlega sem við setjum leið okkar að framleiðni hvað varðar stjórnun tíma, erum við alltaf að vera á bak við átta boltann,“ segir Maura Thomas , framleiðni sérfræðingur og höfundur Athyglisstjórnun .

Samkvæmt Thomas eru tvær meginástæður fyrir því að tímastjórnun, sem hugtak, hentar ekki mörgum. „Ein, þegar við segjum tímastjórnun, þá gefur það okkur blekkingu að við höfum í raun stjórn á tíma, þegar við höfum í raun enga - tíminn gengur áfram sama hvað þú gerir,“ útskýrir hún.

Tveir, þegar flestir hugsa um að stjórna tíma sínum, þá er fyrsta eðlishvöt þeirra að panta tíma hjá sér (klukkan 9 á morgnana ætla ég að klára ársfjórðungsgreininguna mína; klukkan 10:30 mun ég byrja að svara tölvupósti). Málið, eins og Thomas bendir á, er að það er auðvelt - auðveldast - að rjúfa tíma við sjálfan þig. Hver ætlar að stoppa þig?

Tíminn er samt nauðsynlegur og mikilvægur, en hann ætti ekki að vera það eina sem þú hlekkir persónulega tilfinningu þína fyrir framleiðni í. Thomas mælir með því að nota aðeins dagatalið þitt fyrir hluti sem hafa 'sterk tengsl við tíma'. Þetta eru tímapantanir þínar við annað fólk, viðburði, tímamörk vegna verkefna sem eiga að eiga sér stað.

Önnur verkefni sem tæknilega hafa ekki frest, sem þú ert í raun ekki ábyrgur gagnvart einhverjum öðrum, hafa veikari samskipti við tímann. Í þessum tilvikum, vissulega, gætirðu ætlað þér að vinna að einhverju klukkan 15, en „ef þú stjórnar ekki athygli þinni á þeim tímapunkti skiptir það ekki máli,“ segir Thomas. 'Hvenær sem tímabilslok lýkur verður verkefnið ekki gert ef þú heldur ekki utan um athygli þína.'

„Ef að stjórna tíma þýðir að panta tíma með sjálfum þér á dagatalinu þínu, þá brestum við í því og við höfum alltaf brugðist því,“ segir hún. 'En ástæðan fyrir því að við mistökum það núna er vegna þess að við höfum svo mikla truflun.'

Hvað þýðir það að stjórna athygli þinni?

Með rannsóknum sínum, skrifum og reynslu af kennslu framleiðni hefur Thomas komist að því að skilgreina athyglisstjórnun sem „safn hegðunar sem gefur þér tækifæri til að þekkja hvar höfuð þitt er og [getu] til að skipta yfir í heilastaðinn sem er meira viðeigandi í augnablikinu. '

Athyglisstjórnun er ekki að öllu leyti frábrugðin hugmyndinni um tíma- eða tímastjórnun þar sem þau tengjast öll innbyrðis. (Eins og Thomas viðurkennir, „að sumu leyti erum við að tala um merkingarfræði, en orðin sem við notum eru öflug.“)

En sem hugtak er tilgangur þess að færa skilning þinn á og stefnu fyrir, hvernig þú hvetur sjálfan þig : Í stað þess að einbeita þér að því að reyna að stjórna tíma, getur enginn stjórnað, þú getur einbeitt þér að því að æfa stjórn á athygli þinni - eitthvað sem er mjög framkvæmanlegt (að vísu með æfingu og viljastyrk). Einfaldlega sagt, Thomas er staðráðinn í að minna fólk á að það er ekki hjálparvana og styrkja það til að ná aftur stjórn á annasömum dögum.

hvernig get ég sagt hvaða stærð hringurinn minn er

Kynntu þér getu þína til að stjórna athygli

Til þess að skilja athyglisstjórnun sem framleiðniaðferð verðum við fyrst að skilja hvernig athyglin sjálf virkar, bæði í stórum dráttum og persónulega. Við skulum snúa aftur til þessara „heilastaða“ sem Tómas nefndi, eða „fjögurra fjórflokka“ athyglinnar sem við höldum og förum á milli á hverjum tíma dags.

Hún segir: „Ef við flokkum lauslega heilaástandin sem við gætum verið í - auðvitað er óendanlegur fjöldi - en bara almennt í fötu eru þau: 1) Viðbrögð og annars hugar, 2) Einbeitt og minnug, 3) Dagdraumar eða Hugflakk og 4) Flæði. '

1. Viðbrögð og annars hugar

Þetta er höfuðrýmið sem flestir dvelja í allan daginn, hvort sem þú ert heimaforeldri eða fyrirtækjaráðgjafi. Í þessu ástandi gætirðu verið það að reyna til að einbeita sér, en samt skortir þig stjórn á umhverfi þínu og heldur áfram að vera miskunn truflana: tilkynningar í tölvupósti, slakur hringur, síminn hringir, langar til að lesa flotta grein, einhver sem poppar við skrifborðið þitt til að spyrja fljótlegrar spurningar, finnur fyrir svöng snarl eða barn sem truflar verkefni meðan þú ert að vinna heima .

„Við erum að skipta úr hlut í hlut ... og við erum bara að fjölverkavinna - eða, réttara sagt, verkefnaskipti - í gegnum okkar daga,“ segir Thomas. Þú gætir byrjað á verkefni sem hyggst sjá það í gegn, en fjöldi utanaðkomandi truflana og innri freistingar til að tefja haltu þér í viðbragðsstöðu og annars hugar, sem er, ekki að undra, ekki kjörinn fjórðungur um athyglisstjórnun til að vera í fyrir bestu framleiðni.

2. Einbeittur og minnugur

'Þessi seinni fötu er eins og pólska andstæðan,' segir Thomas. The einbeitt og minnugt ástand er ein sem þú ert virkur að einbeita þér í. Þú ert að leggja áherslu á að beina allri athygli þinni að einu verkefni (skrifa og senda langa tölvupóstsskýrslu) eða kannski verja ákveðnum tíma og einbeitingu til verkefna (taka tíma í að senda nokkur tölvupóst sem þú hefur verið að setja af).

Hvort heldur sem er, segir Thomas, í þessum fjórðungi 'þú ert að gera ráðstafanir til að tryggja að þú ert ekki truflaður, þú ert að ýta virkum öðrum hugsunum sem læðast að þér og þú heldur athygli þinni í lengri tíma á vitrænni hátt. krefjandi verkefni. '

Þetta er augljósasta höfuðrýmið til að nýta til að vera afkastamesti og skilvirkasti sjálfið þitt. Tómas tilvísanir Cal Newport , rithöfundur og dósent í tölvunarfræði við Georgetown háskóla, sem gerði vinsældir hugtakið 'djúp vinna' til að lýsa tegund verka sem gerast í þessu ástandi.

3. Dagdraumar eða hugarflakk

„Þetta er þar sem við beinum ekki athygli okkar neitt sérstaklega, en við erum virkilega að standast truflun,“ útskýrir Thomas. „Þú lætur hugann reika og bara vera , og þú ert viljandi að segja nei við því að taka fram símann til að senda texta, kveikja á sjónvarpinu eða jafnvel setja inn podcast. Thomas vísar til þessara kyrrðarstunda eða „inn á milli“ augnablika, þar sem þú ert að bíða eftir strætó, í röð til að panta á kaffihúsi eða ganga yfir bílastæði til að fá bílinn þinn.

Það kann að virðast skaðlaust, jafnvel snjallt - afkastamikið! - að fylla þessar stundir inn á milli með virkni eða truflun (af hverju ekki að slá einhvern tölvupóst út þegar þú ferð í lyftunni?), Og það getur oft verið. En það er mikilvægt að finna jafnvægi, því það er á þessum litlu vasa hugans sem ráfa um að allt það góða gerist.

„Þetta dagdraumarástand er þegar við höfum innsýn, hvenær við fáum hugmyndir og þegar sköpunargáfan okkar kemur raunverulega út,“ segir hún. 'Þú getur ekki skipað þér að hafa innsýn, nýja hugmynd eða leysa vandamál. Það er aðeins á þessum rólegu stundum þegar þessir hlutir geta gerst. Við höfum komist að því á einhvern hátt að ef við erum ekki að gera, gera, gera, þá erum við ekki afkastamikil. En í raun er hið gagnstæða rétt. '

4. Flæði

Og að lokum er flæði, djúpt einbeitt sálrænt ástand þar sem heili þinn vinnur öðruvísi en í neinum af hinum fjórmenningunum. Þetta sálfræðilega hugtak var fyrst viðurkennt og nefnt af ungverska sálfræðingnum Mihály Csíkszentmihályi og felur í sér áreynslulaust að missa sig í verkefni sínu. 'Hvað það þýðir þegar þú ert í flæði er að sá hluti heilans sem þekkir þig í tíma og rúmi (ég er svangur, mér er kalt, þetta er leiðinlegt, ég velti því fyrir mér hvort einhver hafi líkað við Instagram færsluna mína) hverfur , Segir Thomas. 'Þú ert á fullu á kafi í verkefninu; það er fullkomið frásog í því sem þú ert að gera. '

Með öðrum orðum, án þess að gera þér grein fyrir því, þá ertu á svæðinu. Hinn fullkomni huglægi staður fyrir framleiðni, ekki satt? En það er einn afli: „Þú getur ekki skipað þér í flæði,“ segir Thomas og bætir þó við að „[ef] þú heldur þig í einbeittu og meðvituðu höfuðrými í lengri tíma gætirðu orðið heppinn nóg til að flæða í flæði. '

„Þetta eru heilastigin fjögur sem við getum smitað heilastarfsemi okkar í og athyglisstjórnun er að lokum hæfileikinn til að þekkja hver þú ert og síðan meðvitað að færast til þess sem best þjónar þér í augnablikinu,“ segir hún.

Hvernig á að stjórna athygli þinni

Ef fyrsta skrefið í átt að því að ná tökum á athyglisstjórnun er að rækta meðvitund um hvar hugur þinn er á tilteknu augnabliki, þá er það annað að viðurkenna hvaða heilaástand er tilvalið fyrir verkefnið sem er í boði - og þá að færa þig vísvitandi yfir í það heilaástand til að fá það gert.

Það er sanngjarnt að segja að „einbeitt og minnug“ - ekki algengara „viðbragðs og afvegaleiða“ ástandið - er kjörinn andlegur staður til að búa á á annasömum degi. En hvernig kemstu þangað fyrst á morgnana þegar þú ert syfjaður og þoka? Eða um hádegi þegar verkefnabunkinn á disknum þínum er opinberlega yfirþyrmandi? Eða um kl. þegar þú ert svangur ert þú þreyttur og vinnufélagar þínir (eða fjölskylda) trufla þig? Þú tekur aftur stjórnina.

gras sem þú þarft ekki að slá

'Fólk segir mér að það þurfi að vinna vinnuna sína, en [það getur ekki vegna þess að] fólk truflar þá stöðugt. Fólk er alltaf ætla að trufla þig, “útskýrir Thomas. 'Eina leiðin til að hætta að trufla þig er að segja fólki að hætta að trufla þig um tíma.'

Eins og Tómas orðar það: Athygli er mótefnið við truflun. Í stað þess að láta truflun stjórna þér, viðurkenndu þína eigin umboðsskrifstofu yfir þeim. „Tvær mikilvægustu aðferðirnar til að [stjórna] athygli þinni eru að stjórna umhverfi þínu og tækni,“ segir hún. Hér er hvernig.

Stjórnaðu umhverfi þínu

Ein leið til að gera þetta er að búa til merki sem miðla til annarra sem þú ert að reyna að halda einbeitingu. Það gæti verið bókstafleg trufla ekki merki; það gæti líka verið að setja á heyrnartól; ef þú ert með skrifstofu eða sérstakt vinnusvæði gæti það verið að loka dyrunum; eða það gæti verið allt ofangreint, ef þú þarft. 'Hvað sem merkið er, vertu skýr um það - ekki búast við því að bara vegna þess að þú ert með heyrnartól í fólki muntu vita að það þýðir að trufla ekki. Þú verður að segja þeim: „Thomas fullyrðir. 'Þegar truflunarmerkið mitt er komið upp þýðir það að trufla mig ekki nema það sé raunverulega neyðarástand. Það er dæmi um að stjórna umhverfi þínu. '

Það er ekki raunhæft að ætlast til þess að hafa „ekki trufla mig“ merki allan daginn, en Thomas mælir með því að loka sig af til að einbeita sér djúpt í, til dæmis, 20 mínútur á klukkutíma fresti eða í 90 eða svo mínútur tvisvar á dagur. „Tíðni og lengd er undir þér komið og það fer eftir eðli starfs þíns eða hversu mikið fólkið í kringum þig þarfnast þín,“ segir hún.

Stjórnaðu tækninni þinni

Þegar þú hefur búið til truflunarlaust umhverfi er kominn tími til að útrýma fullkominni truflun: tækið þitt. Sérhver tilkynningaborði, númer, punktur, smellur, DM, er hannaður til að hrifsa athygli þína. Þeir vinna það líka vel en þú hefur meiri stjórn en þú heldur.

„Annað skrefið til að stjórna umhverfi þínu og athygli er að loka tölvupóstinum þínum eða fara í ótengda eða ekki trufla ham,“ ráðleggur Thomas. Já, jafnvel þó að verkefnið sem þú vinnur að sé tölvupóstur.

„Ef ég á 50 [tölvupóst] þarf ég að svara, eina leiðin sem ég ætla að gera það er ef ég stöðva ný skilaboð frá því að koma inn,“ segir hún. 'Annars kemst ég ekki að þeim 50 sem fyrir eru, vegna þess að ég mun svara þeim fyrsta og þá verður nýr (og nýr og nýr).' Beindu athygli þinni að nýjum tölvupósti eftir þú hefur svarað fyrirliggjandi skilaboðum sem þú ætlaðir að svara.

hvað er co wash hárnæring

Feldu síðan símann þinn - og „allt annað í kringum þig sem suðar eða smellir eða titrar eða vekur athygli þína á annan hátt,“ segir Thomas. Settu það á Ekki trufla, hljóðlaust og með andlitið niður - eða jafnvel betra, sjónarsviðið einhvers staðar. 'Rannsóknir sýna að bara nærvera símans truflar okkur, jafnvel þó að hann sé slökktur og með andlitinu niður.' (Ekki örvænta, þú getur athugað símann þinn og tölvupóstinn og Google spjall og Twitter og allt annað þegar tilgreindur fókusartími er runninn upp.)

Ef þú ert einhver sem hefur gaman af bakgrunnur hávaði , vertu varkár hvað þú velur að hlusta á. Þú gætir hugsað þér podcast, Skrifstofan endursýningar, eða rapptónlist hjálpar þér að einbeita þér, en það gæti verið að gera hið gagnstæða.

'Allir eru ólíkir, en rannsóknir sýna að það er almennt truflandi. Það sem truflar fólk mest er hljóð radda annarra, “segir Thomas. „Ef þú vilt virkilega hávaða, láttu það þá heyra: klassísk tónlist, sjávarbylgjuhljóð, krikket kvak eða eldur brakandi.“

Brjóta niður verkefni og tilnefna stöðvunarstaði

Þegar þú ákveður að það sé kominn tími til að vinna verkefni og þú hefur útrýmt hugsanlegum truflunum, gerðu það þá verkefni, annað hvort þar til því er lokið eða þar til þú kemst að stöðvunarstað sem þú ákvaðst áður en þú byrjaðir. ' Þetta er þar sem tími og athygli fara saman.

Ef það er eitt stórt verkefni, skaltu brjóta það niður í náðanlega hluti og að klára það verða tilnefndir stöðvunarstaðir þínir. Fínpússaðu hvert og eitt með fullri athygli þangað til þau eru búin. Eða stilltu tímastillingu og ákveður að þú ætlar að beina allri athygli þinni að því að klára það sem þú getur á þeim tíma.

Byrjaðu að endurbæta gamlar venjur

Þetta skref snýst um að æfa ofangreindar venjur til þess að beina athyglinni að öðru eðli.

'Fólk spyr mig mikið, & apos; Erum við háður tækjunum okkar? & Apos; Ég er ekki sálfræðingur, en það sem ég get sagt þér er að tæknin okkar er vön að mynda viljandi, “segir Thomas. „Öll forritin í símunum okkar ... eru hönnuð til að stela athygli okkar.“

Að skipta úr verkefni í verkefni eða láta undan freistingunni að hreinsa tilkynningu, athuga texta, kveikja á sjónvarpinu fyrir bakgrunnshávaða - allt er orðið hluti af efni daglegs lífs okkar. Við erum í meginatriðum þjálfuð í því að láta afvegaleiða okkur í öllum áttum. „Við höfum venst truflun,“ telur Thomas.

Með því að draga úr athyglisbreytingum „venst þú lengri tíma án [þeirra] og þú byrjar að byggja upp hæfileika þína til að halda einbeitingu lengur,“ segir hún. 'Rétt eins og truflun er að flýja athygli þína, þá byggir stjórnun þessara truflana upp athygli þína. [Að lokum], í stað þess að skipta á nokkurra mínútna fresti, hefurðu meiri möguleika á að velja hvenær þú skiptir. '

„Brestur okkar á því að ná því mikilvægasta fyrir okkur - það er hvernig ég skilgreini framleiðni - er ekki vegna þess að við höfum ekki nægan tíma á daginn,“ segir Thomas að lokum. 'Við hegðum okkur eins og við séum algjörlega bjargarlaus við allt dótið í kringum okkur, þegar við erum það í raun og veru ekki. Fyrir mér eru þetta mikilvægustu skilaboðin og þau sem ég brenn mest fyrir ... Ég vil virkilega að fólk skilji að þú hefur stjórn á athygli þinni. Jæja, kannski gerirðu það ekki núna, en þú getur það. '

RELATED: Viltu hætta að tefja? Hér eru 7 mismunandi brellur til að prófa núna (ekki seinna)